İki şubenin denetim sonucu da yüzde 90. İlk bakışta benzer görünüyorlar. Oysa biri yalnızca satış alanını, diğeri satış alanıyla birlikte depoyu kontrol etmiş olabilir. Sayılar aynı olsa da kapsamları farklıdır.
Çok şubeli işletmede denetim takibi için sonuçları toplamak kadar, bu sonuçların hangi koşullarda üretildiğini bilmek de gerekir. Aşağıdaki örnekler kurgu; amaç bir sıralama yapmak değil, karşılaştırmadan önce sorulacak soruları göstermek.
Aynı formu göndermek başlangıçtır
“Raf düzeni uygun mu?” sorusunu bir denetçi ürünlerin hizasına, diğeri ürün yerleşim planına göre yanıtlayabilir. Her ikisi aynı formu kullanır, ancak farklı şeyleri ölçer. Sorunun yanında hangi plana veya ölçüte bakılacağını belirtin.
Formu kullanacak kişilerle aynı alanı örnek olarak değerlendirin. Yanıtların ayrıştığı maddeleri konuşun. Farkın sahadaki durumdan mı, sorunun yorumundan mı kaynaklandığını anlamadan puanları karşılaştırmayın.
Karşılaştırma tablosuna yalnızca puanı koymayın
| Kontrol edilecek bilgi | Neden gerekli? |
|---|---|
| Form ve sürüm | Sorular ya da değerlendirme ölçütleri değişmiş olabilir. |
| Dönem ve saat | Açılış kontrolü ile yoğun saat kontrolü farklı koşulları gösterir. |
| Kontrol edilen alanlar | Her şubede depo, mutfak veya açık alan bulunmayabilir. |
| Planlanan ve tamamlanan denetimler | Sonuç gelmeyen şubenin durumu, olumlu sonuçla karıştırılmamalıdır. |
| Denetçi ve görevi | Öz kontrol ile farklı bir ekibin değerlendirmesi ayrı okunabilir. |
Şubeler arası fark mı, zaman içindeki değişim mi?
Şubeleri yan yana koymak, aynı dönemde nerelerin farklılaştığını gösterir. Bir şubeyi kendi geçmişiyle karşılaştırmak ise oradaki değişimi gösterir. İkisinde de kontrol kapsamı ve kullanılan ölçütler aynı kalmalıdır.
Örneğin bir şubenin puanı yeni depo maddeleri eklendikten sonra düşmüşse, bunun tamamını işleyişteki bozulmaya bağlayamazsınız. Önce eski ve yeni dönemde ortak olan maddeleri inceleyin. Yeni soruların sonucunu ayrıca değerlendirin.
Haftalık takip için örnek çalışma tablosu
| Şube | Beklenen / tamamlanan | Açık konu | Sonraki kontrol |
|---|---|---|---|
| A — örnek | 4 / 4 | Raf fiyatında uyuşmazlık | Ürün kodu üzerinden fiyatı yeniden kontrol et |
| B — örnek | 4 / 2 | İki denetimin sonucu yok | Atamayı ve son tarihi kontrol et |
| C — örnek | 4 / 4 | Aynı alanda tekrar eden eksik | Önceki düzeltme kaydını incele |
Bu tablo bir ürün ekranı değil, kendi takip düzeniniz için örnektir. Tamamlanma sayısı size denetimin yapılıp yapılmadığını söyler. İşleyişin uygunluğunu anlamak için yanıtları ve bulguları da okumanız gerekir. Dört denetimin dördünün yapılması, dört sonucun da olumlu olduğu anlamına gelmez.
Denetimhane ile nasıl kurabilirsiniz?
Ortak kontrol listenizi anket olarak tanımlayın ve ilgili ekiplere atayın. Proje yapınızı kurarken hangi alanın veya şubenin hangi kayıtla temsil edildiğini açık adlandırın. Denetimhane raporları proje ve anket düzeyinde, seçilen tarih aralığına göre görüntülenir.
Farklı şubelerin kayıtlarını karşılaştırmak için önce bu ayrımın kurduğunuz proje ve anket yapısında korunması gerekir. Başlangıç planının bir proje, iki form ve üç takım üyesi sınırını da kurguya dahil edin. Paket kapsamını inceleyebilirsiniz.
Rapor göstergelerinin ne anlama geldiği için denetim raporu rehberine, ortak soru yazımı için kontrol listesi hazırlama yazısına geçebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
- Her şube için farklı sorular hazırlamalı mıyım?
- Karşılaştırmak istediğiniz konularda ortak sorular ve ölçütler kullanın. Şubeye özgü hizmetleri ayrı bölümde veya formda değerlendirin; ortak sonuçla aynı kapsamdaymış gibi birleştirmeyin.
- Düşük puan alan şube doğrudan daha kötü mü çalışıyor?
- Bu sonuca varmadan önce kapsamı, form sürümünü, örneklemi ve eksik denetimleri inceleyin. Puan farkı, ölçüm koşullarındaki farktan da kaynaklanabilir.