Tek lokasyonda denetim takibi, denetimlerin yapılması ve sonuçların kaydedilmesinden ibarettir. Lokasyon sayısı arttığında buna bir soru daha eklenir: iki şubenin sonucu yan yana konduğunda aynı şeyi mi ifade ediyor?
Bu yazı, o karşılaştırmayı mümkün kılan koşulları ve Denetimhane'nin bu tarafta ne sunduğunu anlatıyor.
Aynı liste, farklı sonuç
Diyelim ki iki şube aynı kontrol listesini kullanıyor ve ikisi de aynı puanı aldı. Maddelerin sınırları yazılı değilse, iki denetçi aynı duruma farklı cevap verebilir. Bu durumda puan farkı şubeler arasındaki farkı değil, iki kişinin değerlendirmesindeki farkı gösterir.
Karşılaştırma için gerekenler
Şubeleri aynı ölçüde değerlendirmek istiyorsanız üç şeyin sağlanması gerekir:
- Ortak maddeler. Aynı anketin bütün şubelerde kullanılması ve maddelerin aynı kimlikle saklanması gerekir. Şubeler listeyi kendi ifadeleriyle yeniden yazdığında sonuçlar birikir ama yan yana konamaz.
- Uygulanmayan maddelerin ayrı tutulması. Bazı alanlar her lokasyonda bulunmaz. Bu maddelerin sonuca olumsuz cevap olarak girmemesi, farklı yapıdaki şubelerin aynı liste üzerinden değerlendirilmesini mümkün kılar.
- Tarih, şube ve denetçi kaydı. Bir sonucu zaman içinde ya da şubeler arasında konumlandırmak bu üç bilgiye bağlıdır. Denetimhane bunları her denetimle birlikte saklar.
İki farklı karşılaştırma biçimi
Şubeleri birbiriyle karşılaştırmak ile her şubeyi kendi geçmişiyle karşılaştırmak farklı sorulara cevap verir. Birincisi şubeler arasındaki durumu gösterir, ikincisi bir şubenin zaman içindeki seyrini.
Farklı büyüklükteki ve farklı hizmet kapsamındaki şubeler söz konusu olduğunda, iki sonuç arasındaki fark yapı farkından da kaynaklanıyor olabilir. Hangi karşılaştırmanın kullanılacağı, cevabını aradığınız soruya bağlıdır. Denetimhane sonuçları hem lokasyon bazında hem de seçilen tarih aralığına göre gösterir, böylece ikisi de yapılabilir.
Raporda izlenebilecek başlıklar
- Tekrar eden maddeler. Aynı maddenin bir şubede art arda olumsuz çıkması, tek bir denetimin sonucundan farklı bir bilgidir.
- Bütün şubelerde aynı yönde çıkan maddeler. Bir madde her yerde benzer sonuç veriyorsa, bu maddenin tanımıyla ya da uygulamayla ilgili olabilir.
- Farklı denetçilerin sonuçları arasındaki fark. Öz denetim ile merkez denetimi ayrı ayrı izlenebilir.
- Tamamlanmamış denetimler. Rapor, gelen sonuçların yanında beklenen ama tamamlanmamış denetimleri de gösterir.
Denetimhane tarafında
Anket merkezde bir kez tanımlanır ve farklı şube ekiplerine atanır. Cevaplar, notlar ve fotoğraflar ait oldukları sorunun altında saklanır. Sonuçlar tek raporlama ekranından, seçilen tarih aralığına göre ve lokasyon bazında görüntülenebilir.
Listenin kendisini kurarken karar verilen başlıklar için denetim kontrol listesi nasıl hazırlanır, raporun ürettiği göstergeler için denetim raporu nasıl hazırlanır yazısına bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
- Her şube için ayrı liste tanımlamam gerekir mi?
- Gerekmez. Aynı anket birden fazla ekibe atanabilir. Şubeye özgü alanlar için ayrı anket tanımlamak da mümkündür.
- Şubeler birbirinin sonuçlarını görebilir mi?
- Görünürlük ekip ve proje yapısına göre belirlenir. Merkez ekip bütün şubelerin sonuçlarını tek ekranda görüntüleyebilir.
- Farklı büyüklükteki şubeleri aynı listeyle denetleyebilir miyim?
- Evet. Bu durumda uygulanmayan maddelerin sonuca nasıl yansıyacağına liste kurulurken karar vermek, sonuçların yan yana okunmasını kolaylaştırır.