Denetim kontrol listesi, bir denetimde sırayla bakılan maddelerin tanımlandığı formdur. Denetimhane'de bu form bir anket olarak oluşturulur ve bir kez tanımlandıktan sonra farklı ekiplere ve tarihlere atanabilir.
Aşağıda liste kurulurken karar verilen başlıklar ve bu başlıkların sistemde neye karşılık geldiği yer alıyor. Hangi seçeneğin uygun olduğu işletmeye ve denetimin amacına göre değişir.
Liste kurulurken karar verilen başlıklar
- Listenin amacı. Kısa ve sık tekrarlanan bir kontrol ile dönemsel kapsamlı bir değerlendirme farklı listelerdir. Amaç, madde sayısını ve takvimi birlikte belirler.
- Madde yazımı. Bir madde tek bir konuyu sorduğunda, olumsuz cevabın hangi konuya ait olduğu belirsiz kalmaz. Birden fazla konuyu tek maddede toplamak da mümkündür; bu durumda cevap daha genel bir sonuç verir.
- Cevap tipi. Kapalı uçlu cevaplar raporda sayılabilir. Serbest metin sayılmaz, cevabın yanında not olarak saklanır.
- Kritik maddeler. Bir soru kritik olarak işaretlendiğinde, olumsuz cevabı raporda genel orandan ayrı sayılır. Hangi soruların kritik olacağına işletme karar verir.
- Kanıt alanları. Fotoğraf ve not, ilgili sorunun altında toplanır. Hangi maddelerde isteneceği liste kurulurken belirlenir.
- Madde sırası. Maddeler istenen sırayla dizilir ve denetim bu sırayla doldurulur.
Kaç madde olmalı?
Verilebilecek tek bir doğru sayı yok. Belirleyici olan listenin hangi sıklıkla ve hangi koşulda doldurulacağıdır: sık tekrarlanan bir liste ile dönemsel bir değerlendirme aynı uzunlukta olmak zorunda değil.
Kapsamı korumak isteyip tekil denetimi kısaltmak isteyenler maddeleri sıklığa göre ayrı listelere böler. Denetimhane tarafında bunun karşılığı, aynı konu için farklı takvimlere bağlı birden fazla ankettir.
Puanlama seçenekleri
Denetimhane cevaplardan bir başarı oranı hesaplar. Kritik işaretli sorulardaki olumsuz cevaplar ayrıca sayılır ve raporda ayrı bir gösterge olarak yer alır.
Bu iki sonucu birlikte de kullanabilirsiniz, yalnızca birine de bakabilirsiniz. Tek bir genel oranın yeterli olduğu işletmeler de vardır, kritik bulguları ayrı izlemek isteyenler de.
Liste yayına alındıktan sonra
Anket tanımlandıktan sonra ekiplere atanır ve gerektiğinde güncellenir. Aynı anket birden fazla projede kullanılabilir; sonuçlar proje ve anket bazında ayrı ayrı raporlanır.
Madde madde örnek listeler için otel kalite kontrolü ve restoran mutfağı için hijyen kontrol listesi yazılarına, aynı listeyi birden fazla şubede kullanma konusuna çok şubeli işletmede denetim takibi yazısına bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
- Listeyi kim oluşturur?
- Anketi oluşturan kişi ile dolduran kişi farklı olabilir. Anket tanımlandıktan sonra ilgili ekiplere atanır ve saha ekibi kendisine atanan denetimi doldurur.
- Aynı listeyi bütün şubelerde kullanabilir miyim?
- Aynı anket birden fazla ekibe ve projeye atanabilir. Sonuçların yan yana okunabilmesi, maddelerin şubeler arasında ortak olmasına bağlıdır.
- Puanlama kullanmak zorunda mıyım?
- Denetimhane cevaplardan bir oran hesaplar. Bu orana bakmadan yalnızca cevaplar ve uygunsuzluk listesi üzerinden ilerlemek de mümkündür.