Oda temizlenmiş, havlular tamamlanmış; fakat okuma lambası yanmıyor. “Oda hazır” kutucuğu tek başına bu ayrıntıyı göstermiyor. Oda tesliminde hangi parçaların gerçekten kontrol edildiğini ayrı ayrı kaydetmek, sonraki ekibin yeniden aynı kontrolü yapma ihtiyacını azaltabilir.
Aşağıdaki otel kalite kontrol listesi soruları kendi formunuzu hazırlamanız için örnektir. Oda tipi, sunulan hizmetler ve tesisinizin prosedürlerine göre düzenleyin. Bu çalışma bir belgelendirme veya resmî denetim listesi değildir.
Oda teslimi: her soruda tek kontrol
- Kontrol edilen yatak takımında görünür leke var mı?
- Lavabo, duş alanı ve klozetin her biri temizlik kontrolünden geçti mi? Bu alanları formda ayrı maddeler olarak açın.
- Havlu adedi, oda tipinin tanımlı setiyle eşleşiyor mu?
- Tanımlı buklet malzemeleri yerinde mi?
- Her okuma lambası açma düğmesiyle denendi mi?
- Televizyon kumandası cihazı açıyor mu?
- Klima kumandası verilen komuta yanıt veriyor mu?
- Perde mekanizması açılıp kapanıyor mu?
- Odadaki açık arıza kaydı, teslim kararını veren kişiye iletildi mi?
“Var mı?” ve “Yapıldı mı?” sorularında olumlu durum farklı yanıtlara karşılık gelebilir. Formu puanlayacaksanız bunu seçeneklerde doğru tanımlayın. Denetimin başına oda numarasını ve kontrol saatini ekleyin; kişisel misafir bilgilerini bulgu notuna taşımayın.
Ortak alanlarda konumu yazın
| Örnek soru | Olumsuz durumda eklenecek not |
|---|---|
| Kontrol edilen koridor lambaları yanıyor mu? | Kat ve lamba konumu |
| Lobideki atık kutuları taşmadan kullanılabilir durumda mı? | Kutunun bulunduğu alan |
| Ortak tuvalette sabun mevcut mu? | Kat ve ilgili lavabo |
| Yönlendirme levhası görülebiliyor mu? | Levhanın yeri ve görünürlüğü engelleyen nesne |
“Üçüncü katta sorun var” yerine oda veya alanı tarif eden bir kayıt tutun. Teknik ekibin hangi lambaya ya da hangi kapıya bakacağını bilmesi gerekir.
Kahvaltı kontrolünü mutfak kontrolünden ayırın
Misafirin gördüğü büfe alanı ile mutfağın üretim ve saklama süreçleri farklı kontroller gerektirir. Servis alanı formunda ekipmanın temizliğini ve ürün bilgilendirmesinin işletmenin prosedürüne uygunluğunu kontrol edebilirsiniz. Sıcaklık takibi varsa ölçülen değer, saat ve ilgili ünite birlikte kaydedilmelidir.
Mutfak tarafında kullanılabilecek başlıkları mutfak hijyeni kontrol listesinde ayrı ele aldık. Menüye, ekipmana ve gıda güvenliği prosedürüne bağlı kontrolleri ilgili sorumlunuzla netleştirin.
Vardiya devrinde açık iş görünür kalsın
- İncelenen açık misafir talebinde sorumlu kişi belirtilmiş mi?
- Tamamlanmadığı hâlde kapatılmış görünen talep var mı?
- Oda değişikliği gibi operasyonu etkileyen güncel bilgi ilgili ekibe aktarılmış mı?
- Açık teknik arızalar devir kaydında yer alıyor mu?
Teknik kontrollerin sınırını belirtin
Kat ekibinin bir arızayı fark etmesi ile yetkili teknik kişinin ekipmanı kontrol etmesi farklı işlerdir. Günlük formda bakım kaydının bulunup bulunmadığına veya görünen bir arızaya yer verebilirsiniz. Yetkinlik gerektiren testleri bu kısa listeyle yapılmış saymayın; ilgili kontrol kayıtlarına bağlantı kurun.
Tek tesis, birden fazla kontrol sırası
Oda teslimi her oda için tekrarlanır; vardiya devri ekip değişiminde yapılır. İkisini aynı forma koymak, her oda kontrolünde ilgisiz soruların yeniden çıkmasına yol açabilir. Ayrı formlar hazırlamak, kaydın ne zaman ve kim tarafından doldurulacağını anlaşılır kılar.
Örneklemle kontrol yapılıyorsa kaç odanın, hangi oda tiplerinin ve hangi seçim yöntemiyle incelendiğini rapora ekleyin. Sonucu, kontrol edilmeyen bütün odalar için verilmiş bir onay gibi sunmayın.
Formu Denetimhane’ye aktarırken
Oda teslimi ve ortak alan kontrolünü ayrı anketler olarak oluşturabilir, ilgili ekiplere atayabilirsiniz. Fotoğraf ve notları ilgili soruyla birlikte tutun. Birden fazla tesiste aynı soruları kullanacaksanız oda tipi ve hizmet kapsamındaki farkları koruyun. Bunun için çok şubeli denetim takibi rehberindeki karşılaştırma alanlarını kullanabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
- Bu liste otelin bütün denetimlerini karşılar mı?
- Hayır. Oda ve hizmet kontrolü için örnek sorular içerir. Tesisin teknik, gıda güvenliği ve diğer uzmanlık gerektiren kontrollerinin kapsamı ayrıca belirlenmelidir.
- Her odanın tüm maddeleri aynı olmak zorunda mı?
- Ortak hizmetler için aynı ölçütleri kullanabilirsiniz. Farklı oda tiplerindeki donanımları ayrıca tanımlayın. Odada bulunmayan donanımı arızalı donanımla aynı şekilde kaydetmeyin.