Aşağıdaki maddeler, otellerde kullanılan kontrol listelerinde karşılaşılan başlıklardan örneklerdir. Departmanlara göre ayrılmış durumda, çünkü kat hizmetleri ile teknik servis farklı ritimlerde çalışabilir.
Kat hizmetleri ve oda kontrolü
- Yatak takımı lekesiz ve düzgün serilmiş mi?
- Banyoda saç, kireç veya su lekesi kalmış mı?
- Amenity ve havlu seti eksiksiz ve doğru konumda mı?
- Klima ve televizyon kumandası çalışıyor mu, piller yerinde mi?
- Minibar içeriği ve tarihler kontrol edildi mi?
- Odada kokuyu bozan bir durum var mı (rutubet, sigara, drenaj)?
- Priz, lamba ve okuma ışıkları çalışıyor mu?
- Perde mekanizması ve balkon kapısı sorunsuz mu?
- Kasa sıfırlandı mı?
- Odada bir önceki misafirden kalan eşya var mı?
Genel alanlar
- Lobi ve resepsiyon alanı düzenli mi, atık birikmesi var mı?
- Asansör içi temizliği ve ayna durumu uygun mu?
- Koridor aydınlatmalarında arızalı lamba var mı?
- Ortak alan tuvaletleri kontrol edildi ve kayıt tutuldu mu?
- Yangın çıkış yolları ve yönlendirme levhaları erişilebilir mi?
- Bahçe ve dış alan düzeni uygun mu?
Kahvaltı ve yiyecek-içecek
- Açık büfe sıcak ve soğuk ünite sıcaklıkları ölçüldü ve kaydedildi mi?
- Ürün tazeleme aralıklarına uyuluyor mu?
- Alerjen bilgilendirmesi ürünlerin yanında mevcut mu?
- Servis ekipmanları ve maşalar temiz ve yeterli sayıda mı?
- Büfe önü zemin kayma riski oluşturuyor mu?
- Personel kıyafeti ve el hijyeni uygun mu?
Mutfağın arka tarafı için ayrı bir liste kullanılabilir. Soğuk zincir, hazırlık yüzeyleri ve depolama maddelerine restoran mutfağı için hijyen kontrol listesi yazısında yer verdik.
Ön büro ve misafir deneyimi
- Check-in süresi hedeflenen aralıkta mı?
- Misafir talep ve şikayetleri kayıt altına alınıyor mu?
- Açık kalan talepler için takip yapılıyor mu?
- Rezervasyon notları odaya doğru şekilde aktarılıyor mu?
- Gece vardiyası devir teslim kaydı tutuluyor mu?
Bu bölümdeki maddeler fiziksel bir alan yerine kayıt üzerinden kontrol edilir. Madde yazılırken neye bakılacağının belirtilmesi, farklı denetçilerin aynı yerden bakmasını sağlar.
Teknik servis ve güvenlik
- Yangın söndürücü ve dolapların periyodik kontrol kayıtları güncel mi?
- Jeneratör ve acil aydınlatma test edildi mi?
- Asansör bakım kayıtları güncel mi?
- Sıcak su sıcaklıkları ölçülüyor ve kaydediliyor mu?
- Havuz suyu ölçüm kayıtları düzenli tutuluyor mu?
- Açık kalan teknik arıza talepleri hangi sürede kapanıyor?
Listeyi bölmek ve sonuçları ayırmak
Yukarıdaki başlıkların tamamı tek bir listede toplanabilir ya da departmanlara göre ayrı listelere bölünebilir. İkisi farklı çıktılar üretir: tek liste tesis için tek bir sonuç verir, bölünmüş listeler departman bazında ayrı sonuçlar verir.
Hangisinin uygun olduğu, sonucu nasıl kullanmak istediğinize bağlıdır. Denetimhane'de her iki kurgu da mümkündür; anketler ayrı tanımlanabilir ve her biri kendi takvimiyle ilgili ekibe atanabilir.
Oda tarafında her odanın denetlenmesi yerine örneklem kullanmak da mümkündür. Bu durumda seçilen oda sayısı ve seçim yöntemi, sonucun neyi temsil ettiğini belirler.
Birden fazla tesis varsa
Tesisleri aynı ölçüde değerlendirmek istiyorsanız maddelerin ortak olması gerekir. Tesise özgü alanlar (havuz, spa, toplantı salonu) ayrı bölüm ya da ayrı anket olarak tutulabilir.
Denetimhane'de anket bir kez tanımlanıp farklı tesis ekiplerine atanabilir ve sonuçlar tek raporlama ekranından lokasyon bazında görüntülenebilir. Ayrıntı için çok şubeli işletmede denetim takibi yazısına bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
- Bu listeyi olduğu gibi kullanabilir miyim?
- Maddeler örnek olarak hazırlandı. Kendi tesisinizin yapısına, hizmet kapsamına ve tabi olduğunuz standartlara göre eklemeler ve çıkarmalar yapmanız gerekir.
- Departmanlar için ayrı ayrı sonuç alabilir miyim?
- Her departman için ayrı anket tanımlandığında sonuçlar ayrı raporlanır. Hepsini tek ankette toplayıp tesis için tek bir sonuç almak da mümkündür.
- Misafir şikayetleri denetim sonuçlarına dahil ediliyor mu?
- Denetimhane, denetim sırasında verilen cevapları raporlar. Şikayet verisini bu sonuçlarla birlikte değerlendirmek işletmenin tercihidir.