Bir depoda sevkiyat alanı her sabah kontrol ediliyor olsun. Formda “Alan uygun” yazıyor, ama öğleden sonra hangi kapının kontrol edildiğini veya bir eksiklik görülüp görülmediğini kimse anlayamıyor. Kontrol yapılmış; geriye işe yarayan bir kayıt kalmamış.
Operasyonel denetim, işlerin belirlenen amaçlara ve kurallara uygun, etkili ve verimli yürüyüp yürümediğini inceler. Sürecin nasıl tasarlandığına da sahada nasıl uygulandığına da bakabilir. Günlük bir kontrol listesi bu incelemeye veri sağlar; tek başına bütün denetimin yerini tutmaz.
Operasyonel denetim ve iç denetim nasıl ilişkilidir?
Bu iki kavramı birbirinin karşıtı gibi düşünmek yanıltıcı olur. Operasyonel denetim, incelenen konuyu anlatır. İç denetim ise bağımsız ve nesnel değerlendirme sağlayan bir işlevdir; operasyonel süreçleri de inceleyebilir.
İç Denetçiler Enstitüsünün standartları iç denetimi yönetişim, risk yönetimi ve kontrol süreçleriyle ilişkilendirir. Bu nedenle iç denetimi yalnızca mali kontrolle sınırlamak doğru değildir. Bir mağaza müdürünün yaptığı açılış kontrolü de sırf işletme içinde yapıldığı için bağımsız iç denetim sayılmaz.
Neye bakacağınızı amaç belirler
| Alan | İncelenebilecek konu | Bakılabilecek kayıt |
|---|---|---|
| Depo | Sevkiyata hazırlanan ürün ile siparişin eşleşmesi | Sipariş, ürün etiketi ve sevkiyat kontrolü |
| Otel | Odanın tanımlı teslim koşullarını karşılaması | Oda kontrol formu ve açık arıza kaydı |
| Mağaza | Raf fiyatı ile kasa fiyatının eşleşmesi | Kontrol edilen ürünler ve fiyat kayıtları |
| Restoran | Mal kabul sürecinin işletmenin prosedürüne uygunluğu | Teslimat ve kabul kontrol kayıtları |
“Depoyu denetlemek” çok geniş bir amaçtır. “Sevkiyat öncesinde yanlış ürün çıkışını kontrol etmek” dediğinizde bakılacak kayıtlar, görüşülecek kişiler ve sorulacak sorular belirginleşir. Temizlik veya ekipman bakımı için ayrı bir kapsam gerekebilir.
Günlük kontrol ile dönemsel incelemeyi ayırın
Günlük kontrol, o anda görülen durumu kaydeder. Dönemsel inceleme ise bu kayıtları bir araya getirerek tekrar eden sorunlara ve sürecin neden aksadığına bakar. Örneğin her gün eksik etiket tespit etmek bir bulgudur; etiketlerin hangi aşamada kaybolduğunu araştırmak sürecin incelenmesidir.
Sıklığı belirlerken kontrol edilen durumun ne kadar hızlı değiştiğini ve bir eksikliğin sonucunu düşünün. Listeyi her gün doldurmak, her maddesinin her gün yeniden incelendiği anlamına gelmez. Kayıtta hangi dönemin ve hangi alanın kontrol edildiği açık olsun.
Kontrolü kim yapar, sonucu kim değerlendirir?
Alan sorumlusu kendi bölümünü kontrol edebilir; başka bir şubenin ekibi aynı alanı farklı bir gözle inceleyebilir. Kayda kontrolü yapan kişinin görevini de eklemek, sonucun hangi bakış açısıyla oluşturulduğunu anlamayı kolaylaştırır. Bağımsız iç denetim gerekiyorsa yetki ve sorumluluklar ayrıca tanımlanır.
“Uygun değil” cevabından sonra ne olur?
Bulguyu kaydettikten sonra düzeltmeden sorumlu kişiyi, hedef tarihi ve tekrar kontrolün sonucunu takip edin. Yeni bir denetimde olumlu yanıt alınması, eski bulguya ait düzeltmenin doğrulandığını tek başına göstermez; iki kayıt arasındaki ilişkiyi koruyun.
Denetimhane’de kontrol listelerini oluşturabilir, ekiplere atayabilir ve yanıtları notlarla birlikte inceleyebilirsiniz. Başlamak için kontrol listesi hazırlama rehberindeki soru örneklerini kullanın. Bulguyu rapora aktarırken gereken alanları da denetim raporu örneğinde bulabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
- Her kontrol listesi bir operasyonel denetim midir?
- Kontrol listesi veri toplama aracıdır. Denetimin amacı, kapsamı, değerlendirme ölçütleri ve bulguların takibi de tanımlanmalıdır. Yalnızca kutucukları işaretlemek bunların tamamını karşılamaz.
- Denetim mutlaka habersiz mi yapılır?
- Hayır. Kayıtların ve ilgili kişilerin hazır bulunması gereken incelemeler önceden planlanabilir. Günlük uygulamayı gözlemlemek farklı bir düzen gerektirebilir. Seçilen yöntemi raporda belirtin.